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Sicherungen

Diese Daten sollten Sie sichern

sichern2Genug der Schwarzmalerei, schließlich gibt es für alle diese Probleme eine Lösung: die Datensicherung. Dabei werden alle Daten, die Sie brauchen – im Zweifelsfall also alle – regelmäßig auf einen Datenträger kopiert, den Sie anschließend sicher verwahren können.

Welche Dateien sollen ausgelagert werden?

Betriebssystem und Programme:

Werden Dateien des Betriebssystems und der installierten Programme beschädigt, kann das dazu führen, dass ein Anwendungsprogramm oder auch das Betriebssystem nicht mehr funktioniert. Trotzdem müssen diese Dateien nicht zwingend gesichert werden. Denn meistens gibt es fürs Betriebssystem Reparaturmechanismen. Oder man installiert das Betriebssystem mit den Original-CDs neu. Auch Anwendungsprogramme, zum Beispiel die Textverarbeitung, können jederzeit vollständig deinstalliert und von den Original-CD-ROMs wieder hergestellt werden. Eine Ausnahme gibt es allerdings: Wenn Sie die Programme auf Ihre Bedürfnisse hin verändert haben, dann sollten Sie die so genannten Konfigurationsdateien extern speichern, weil Ihre Änderungen darin abgespeichert sind. Dazu zählen auch Wörterbücher. Das sind Dateien, in die Sie Wörter geschrieben haben, die Ihr PC bei der Rechtschreibprüfung noch nicht kannte. Achtung: Ihre Anwendungsprogramme, Konfigurationsdateien, Wörterbücher etc. verschwinden, wenn Sie das Betriebssystem komplett neu aufspielen. Sichern Sie also alle wichtigen Dateien vorher!

Anwendungsdaten:

Viel schlimmer ist der Verlust der Anwendungsdaten, also Dateien, die Sie selbst erstellt und auf dem Computer gespeichert haben. Das können Texte, Bilder, Tabellen oder andere Dokumente sein. Verschwinden diese Informationen, sind sie auf Nimmerwiedersehen verloren. Da hilft kein Zaubern, sondern nur eine regelmäßige Datensicherung.

Wie viel Aufwand Sie bei der Datensicherung betreiben, also wie oft Sie welche Dateien extern abspeichern, hängt ganz allein von Ihnen ab. Und davon, wie viel Zeit Sie fürs Speichern und Suchen investieren wollen.

Aktivieren des Arbeitsblattschutzes

Sie haben eine schöne Exceltabelle geschrieben und sich viel Mühe gegeben.

Wenn Sie verhindern möchten, dass andere Benutzer versehentlich oder absichtlich Daten in Ihrem Arbeitsblatt ändern, verschieben oder löschen, können Sie die Zellen in Ihrem Excel-Arbeitsblatt sperren und dann das Blatt mit einem Kennwort schützen. Angenommen, Sie besitzen das Arbeitsblatt "Team-Kalender". In diesem Arbeitsblatt sollen Teammitglieder nur in bestimmten Zellen Daten hinzufügen und keine anderen Werte ändern können. Mit dem Arbeitsblattschutz können Sie nur bestimmte Teile der Tabelle zum Bearbeiten freigeben. Daten in anderen Bereichen der Tabelle können von den Benutzern nicht geändert werden.

Im Folgenden sind die Schritte zum Schutz Ihres Arbeitsblatts aufgeführt.

Aktivieren des Arbeitsblattschutzes

Der Schutz des Arbeitsblatts erfolgt in zwei Schritten: Im ersten Schritt entsperren Sie die Zellen, die andere Personen bearbeiten sollen, und anschließend schützen Sie das Arbeitsblatt mit oder ohne Kennwort.

Schritt 1: Entsperren aller Zellen, die bearbeitbar sein müssen

  1. Wählen Sie in Ihrer Excel-Datei die Registerkarte des zu schützenden Arbeitsblatts aus.

  2. Markieren Sie die Zellen, die andere Personen bearbeiten können.

    Tipp: Sie können mehrere, nicht aufeinander folgende Zellen markieren, indem Sie bei der Auswahl mit der linken Maustaste die STRG-TASTE gedrückt halten.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Tabelle, wählen Sie Zellen formatieren aus (oder verwenden Sie STRG+1 oder Befehlstaste+1 auf dem Mac), wechseln Sie dann zur Registerkarte Schutz, und deaktivieren Sie Gesperrt.

    Registerkarte "Schutz" im Dialogfeld "Zellen formatieren"

Schritt 2: Schützen des Arbeitsblatts

Wählen Sie dann die Aktionen aus, die Benutzer im Arbeitsblatt vornehmen dürfen, z. B. Einfügen oder Löschen von Spalten oder Zeilen, Bearbeiten von Objekten, Sortieren oder Verwenden von "AutoFilter", um nur einige zu nennen. Darüber hinaus können Sie auch ein Kennwort angeben, um Ihr Arbeitsblatt zu sperren. Ein Kennwort verhindert, dass andere Personen den Arbeitsblattschutz entfernen – es muss eingegeben werden, um den Blattschutz aufheben.

Im Folgenden sind die Schritte zum Schutz Ihres Arbeitsblatts aufgeführt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen auf Blatt schützen.

    Die Gruppe "Änderungen" auf der Registerkarte "Überprüfen"
  2. Aktivieren Sie in der Liste Alle Benutzer dieses Arbeitsblattes dürfen die Elemente aus, die Benutzer ändern dürfen.

    Dialogfeld 'Blatt schützen'

 

 Geben Sie optional im Feld Kennwort zum Aufheben des Blattschutzes ein Kennwort ein, und klicken Sie auf OK. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort bestätigen das Kennwort erneut ein, und klicken Sie auf OK.

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